Kanzleisoftware im Test: Mit diesen digitalen Werkzeugen erreichen Sie Mandanten 2025 unterwegs
Photo: Mike Schinkel from Atlanta, GA, USA, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons
Die Mandantschaft hat sich längst ans Smartphone gewöhnt – viele Kanzleien jedoch noch nicht. Wer als Rechtsanwaltskanzlei heute erreichbar sein will, kommt um mobile Software nicht mehr herum. Doch der Markt ist unübersichtlich: Dutzende Anbieter versprechen digitale Verwaltung, sichere Kommunikation und Mandantenportale. Wir geben einen praxisnahen Überblick und zeigen, worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt.
Warum die klassische E-Mail an ihre Grenzen stößt
E-Mail ist zwar einfach, aber für sensible Mandatsinhalte problematisch: Sie ist nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt, landet oft auf mehreren Geräten und lässt sich schwer revisions sicher archivieren. Der Berufsrechtsdienst der Bundesrechtsanwaltskammer hat mehrfach darauf hingewiesen, dass Kanzleien angemessene technische und organisatorische Maßnahmen treffen müssen – das schließt die Kommunikation mit Mandanten ausdrücklich ein.
Moderne Kanzleisoftware setzt daher auf verschlüsselte Nachrichtenkanäle, die in die Mandatsakte integriert sind. Der Vorteil für die Kanzlei: Alle Kommunikation bleibt dokumentiert und revisionssicher. Der Vorteil für die Mandantschaft: Sie kann per App oder mobiler Weboberfläche Statusfragen stellen, Unterlagen hochladen und Termine bestätigen – ganz ohne Papierkram.
Die wichtigsten Tool-Kategorien im Überblick
Wer den Markt sichtet, stößt im Wesentlichen auf vier Kategorien:
- Kanzleimanagementsysteme mit Mandantenportal: Anbieter wie Lexware Office, RA-Micro, Claire und Dietrich Homann (dhn) bieten zunehmend mobile Schnittstellen, über die Mandanten Dokumente einreichen und Rechnungen einsehen können.
- Sichere Messaging-Lösungen: Spezialanbieter wie Ratsinformationssystem-Anbindungen, aber auch dedizierte Lösungen wie Advoboard oder ClientContact setzen auf DSGVO-konforme Kommunikation mit Mandantenfreigabe.
- Digitale Terminbuchung: Tools wie Calendly oder die Terminbuchungsfunktionen in Kanzleisoftware ermöglichen es, Erstberatungstermine online zu vereinbaren – ein wichtiger Faktor für die mobile Sichtbarkeit über Google und lokale Suchanfragen.
- E-Signatur und Dokumentenmanagement: Anbieter wie Skribble oder die integrierten Signaturfunktionen in Kanzleisoftware erlauben die rechtssichere Unterzeichnung von Vollmachten und Vergütungsvereinbarungen per Smartphone.
Bewertungsmaßstab: Datenschutz, Bedienbarkeit, Preis
Bei der Auswahl sollten Kanzleien drei Kriterien gleichzeitig prüfen:
- Datenschutz und Hosting: Wo werden Mandantendaten gespeichert? Anbieter mit Serverstandort Deutschland oder EU und einer dokumentierten Auftragsverarbeitung (AVV) sind Pflicht, nicht Kür. Besonders wichtig: Wer nutzt US-Dienste als Subunternehmer, muss Transfers nach Art. 44 ff. DSGVO absichern.
- Benutzerfreundlichkeit: Ein Mandantenportal, das nur mit Anleitung bedienbar ist, wird von der Mandantschaft nicht angenommen. Testen Sie die mobile Ansicht selbst – am besten auf dem eigenen Smartphone.
- Preis-Leistungs-Verhältnis: Die Bandbreite reicht von rund 20 Euro pro Nutzer und Monat für Basislösungen bis zu deutlich dreistelligen Beträgen für große Systeme. Entscheidend ist nicht die Liste, sondern der tatsächliche Bedarf: Eine Solo-Kanzlei braucht kein Enterprise-Portal, aber sehr wohl sichere Kommunikation und digitale Akten.
Entscheidungshilfe: Diese Fragen sollten Sie stellen
Bevor Sie einen Vertrag unterschreiben, lohnt sich ein strukturierter Vergleich. Fragen Sie die Anbieter:
- Gibt es eine mandantenfähige mobile App oder eine responsive Weboberfläche?
- Wie wird die Kommunikation verschlüsselt – Ende-zu-Ende oder nur transportverschlüsselt?
- Ist eine Migration aus bestehenden Aktenformaten (etwa RA-Micro oder Outlook) enthalten?
- Wie hoch sind die Kosten für Zusatznutzer, Speicherplatz und Support?
- Wird die Software in Deutschland gehostet und gibt es einen AVV nach Art. 28 DSGVO?
Fazit: Der Wettbewerbsvorteil liegt in der Erreichbarkeit
Kanzleien, die 2025 auf mobile Software setzen, gewinnen nicht nur an Effizienz – sie sind auch besser auffindbar und attraktiver für eine Mandantschaft, die Recht inzwischen auch vom Smartphone aus erwartet. Wer die Auswahl systematisch angeht, Datenschutz ernst nimmt und die Bedienbarkeit selbst testet, macht aus der Digitalisierung einen echten Wettbewerbsvorteil statt eines Kostenblocks.
